Regnskapsfører til mellombalanse

Trenger selskapet en regnskapsfører til mellombalanse, bør bestillingen beskrive mer enn ønsket leveringsdato. Regnskapsføreren må vite hvorfor mellombalansen skal utarbeides, hvilken balansedag som er aktuell, og hvor langt det løpende regnskapet er kommet.

Det kan være et enkeltoppdrag hos eksisterende regnskapsfører eller bistand fra et annet regnskapsforetak. En mellombalanse er ikke i seg selv grunn til å bytte hele regnskapsløsningen.

Avklar først om dere trenger en formell mellombalanse

Ekstraordinært utbytte bygger på mellombalanse. Tilleggsutbytte bygger på sist godkjente årsregnskap. Banken kan på sin side be om en vanlig perioderapport. Beskriv derfor beslutningen, ikke bare dokumentnavnet.

AIAKs guide til mellombalanse forklarer forskjellen og er et nyttig grunnlag før dere bestiller hjelp. AIAK er et regnskapsforetak dere kan kontakte om oppdraget; vurder tilbudets innhold og egnethet på samme måte som andre alternativer.

Dette bør tilbudet skille mellom

Del av oppdraget	Spørsmål til regnskapsføreren
Opprydding	Er manglende bilag og gamle avstemmingsavvik inkludert?
Avslutning per balansedag	Inngår skatt, periodisering, lager og verdsettelse?
Regnskapsoppstillinger og noter	Hvem utarbeider og kvalitetssikrer dokumentene?
Styre og generalforsamling	Inngår beregninger, forslag eller praktisk dokumentbistand?
Revisjon	Må separat revisor engasjeres, og hvem koordinerer underlaget?
Innsending	Inngår RR-0200 og oppfølging av eventuelle mangler?
Etterarbeid	Hvem bokfører vedtaket og følger opp rapporteringen?

En pris som bare gjelder utskrift av balansen, kan ikke sammenlignes direkte med et tilbud på en komplett avslutning og dokumentpakke. Be om timeestimat eller fastpris med tydelige forutsetninger. Avtal hvordan ekstraarbeid skal godkjennes før det utføres.

Hva påvirker kostnaden?

Regnskapets kvalitet er ofte viktigere enn antall sider i sluttproduktet. Uavstemte bankkontoer, usikre fordringer, lager, konsernmellomværender og manglende bilag kan kreve mer arbeid enn selve oppstillingen. Revisjon prises og avtales særskilt når det er aktuelt.

Et lite holdingselskap med få, dokumenterte transaksjoner har et annet arbeidsomfang enn et driftsselskap med lager og mange ansatte. Se også regnskapsfører for holdingselskap . Ikke legg til grunn en standardpris før oppdraget er avgrenset.

Regnskapsfører og revisor har ulike roller

For ekstraordinært utbytte i AS er revisjon hovedregelen, med unntak for registrert fravalg etter § 7-6. Unntaket følger av aksjeloven § 8-2 a . At regnskapsføreren er statsautorisert erstatter ikke en påkrevd revisjonsberetning.

Be om at revisjonsstatus kontrolleres tidlig. Styret og generalforsamlingen beholder sine roller selv om regnskapsfører hjelper med tall, dokumenter og innsending.

Forbered første samtale

Oppgi selskapsform, organisasjonsnummer, formål, ønsket balansedag, regnskapssystem og hvor ajour regnskapet er. Beskriv kjente avvik og om dere har revisor. Avtal sikker deling av detaljert regnskapsmateriale etter at kontakt og oppdrag er etablert.

ReAIs sjekkliste for regnskapsgrunnlaget viser hva dere kan klargjøre selv. Tidlig innsamling av bilag og avstemminger gjør det lettere å gi et realistisk tilbud.

Avtal en realistisk tidsplan

Ved ekstraordinært utbytte kan balansedagen ligge høyst seks måneder før beslutningen. Utbetaling må vente på registrering og kunngjøring. Regnskapsførerens leveringsfrist er derfor ikke det samme som tidligste utbetalingsdato. Altinn RR-0200 beskriver innsendingsløpet.

Når formål og oppdragsomfang er klart, kan dere finne en relevant regnskapsfører gjennom Syni . Bruk samme oppdragsbeskrivelse til alle dere ber om tilbud fra.