Kontrakt med regnskapsfører — hva bør stå der

En god kontrakt med regnskapsfører trenger ikke være lang. Den må være konkret. Når noe går skeis et par år frem i tid, er det formuleringene i avtalen som avgjør hvor lett det blir å rydde opp. Her får du en linje-for-linje sjekkliste du kan bruke når du leser et utkast — ikke en juridisk mal.

Punkter som alltid bør være med

Begynn med å se etter at de helt grunnleggende punktene er på plass. Hvis ett av disse mangler eller er vagt formulert, er kontrakten ikke klar for signering.

Leveransedelen — det er her det glipper oftest

Den vanligste kilden til konflikt er at “leveransen” er beskrevet for kort. Et godt avtaleutkast skiller mellom faste leveranser, periodiske leveranser og ad hoc-arbeid.

Når dette er på plass, er det mye lettere å vurdere kontrakten mot tilbudet du opprinnelig fikk. Hva som er inkludert i regnskapsfører-prisen og fastpris eller timepris regnskapsfører går nærmere inn på prismodellene.

Ting du ikke bør glemme

Det er noen punkter som ofte mangler fordi de virker selvsagte. De er nettopp derfor de havner i konflikt senere:

• konkret responstid på e-post og telefon
• hvem som dekker ferier og lengre fravær
• prosedyre for tilgang til regnskapssystemet
• eierskap til data ved opphør
• hvordan prisendringer skal varsles
• hvordan tvister løses, gjerne med verneting

Hvis kontrakten er taus om disse, lønner det seg å be byrået om et tillegg eller et eget vedlegg. Fast kontaktperson hos regnskapsfører og hvordan vurdere responstid hos regnskapsfører gir gode formuleringer du kan låne.

Røde flagg i selve avtaleteksten

Du trenger ikke avbryte forhandlingen, men disse formuleringene fortjener et oppfølgingsspørsmål:

• “etter nærmere avtale” på pris eller leveranse
• ensidig oppsigelsesfrist som favoriserer byrået
• tilbakeholdsrett på data ved tvist
• prisindeksering uten øvre tak
• ingen referanse til databehandleravtale

Det er ikke uvanlig at slike formuleringer kan justeres når du tar dem opp. Et byrå som blir defensivt på enkle innspill, gir også en pekepinn på hvordan samarbeidet vil utvikle seg.

Slik bruker du sjekklisten videre

Gå gjennom utkastet med listen i hånd, og noter alt som mangler eller er for vagt. Send en samlet tilbakemelding heller enn å pingponge. Bruk gjerne hva bør stå i avtalen med regnskapsfører og hva du bør sjekke før du signerer med regnskapsfører for ekstra perspektiv. Hvis du fortsatt vurderer flere byråer, er neste steg å bruke skjemaet på forsiden og hente inn et siste sammenligningsgrunnlag.