Syni guide
Regnskapsfører ved systembytte
Gjør systembyttet til en planlagt overlevering med navngitte ansvarlige og tall som kan avstemmes.
Å bytte regnskapsfører samtidig med regnskapssystemet gir to overleveringer på én gang: data skal flyttes, og noen må ta ansvar for neste frist. En god regnskapsfører ved systembytte hjelper bedriften å definere hva som skal kontrolleres, hvem som gjør jobben, og når det gamle systemet kan avsluttes. Be om denne planen før du velger byrå.
Fordel ansvar før dere eksporterer data
| Oppgave | Avklar i tilbudet |
|---|---|
| Siste periode i gammelt system | Hvem bokfører de siste bilagene og godkjenner saldobalansen? |
| Åpne kunde- og leverandørposter | Hvem eksporterer, importerer og avstemmer antall og sum? |
| Bank og betaling | Hvem kobler bank, kontrollerer uavklarte transaksjoner og stopper doble betalinger? |
| Lønn og a-melding | Hvem eier neste lønnskjøring og eventuelle korreksjoner? |
| Bilagsarkiv og tilgang | Hvor finnes historikken etter at gammel tilgang er avsluttet? |
| Første månedsavslutning | Hvem forklarer differanser og gir bedriften en rapport? |
Det er ikke nok at et tilbud sier «vi tar migreringen». Be om en liste over leveranser og avgrensninger. Noen byråer hjelper bare med åpningsbalanse, mens andre også går gjennom åpne poster, bank, lønn og integrasjoner. Spør om eventuelt ekstraarbeid prises per time eller inngår i oppstarten.
Bruk samme kontrollgrunnlag hos alle kandidater
Før du ber om tilbud, samle siste saldobalanse, antall åpne poster, utestående beløp, bankkontoer, aktive integrasjoner og neste rapporteringsfrist. Oppgi også om regnskapet har prosjekter, lager, utenlandsk valuta eller flere selskaper. Du trenger ikke sende sensitive dokumenter i et åpent kontaktskjema; en overordnet beskrivelse er nok til første vurdering.
Be hver kandidat forklare hvordan de vil teste én faktura, én betaling og én korrigering i det nye oppsettet. Et godt svar viser hvilken rapport som skal stemme før oppstart, hva som skjer hvis den ikke stemmer, og hvem som godkjenner resultatet. Se sjekklisten for bytte av regnskapsfører for flere spørsmål til tilbudsrunden.
Planlegg overgangsmåneden
- Sett dato for siste bokføring i gammelt system og første bokføring i nytt system.
- Ta ut kontrollrapporter samme dag som data eksporteres.
- Avtal hvem som mottar nye fakturaer mens systemene byttes.
- Test bank, faktura, lønn og relevante integrasjoner med faktiske arbeidsflyter.
- Sammenlign åpningsbalanse og åpne poster før ordinær drift.
- Gjennomfør første månedsavslutning med en liste over avvik og ansvarlige.
Hvis tallene ikke stemmer, dokumenter forskjellen før den rettes. Ikke bruk en udokumentert samlepost bare for å få rapporten til å se ferdig ut. Systemhandover ved bytte av regnskapsfører går nærmere inn på tilganger og arkiv.
Velg byrå og system hver for seg
Et byrå kan være riktig selv om det anbefaler et annet system enn du først hadde tenkt. Spør hvorfor anbefalingen passer bilagsmengde, arbeidsdeling og integrasjoner i din bedrift. Be også om et alternativ der dere beholder dagens system, slik at kostnaden ved selve byttet blir synlig.
Hvis dere vurderer ReAI, finnes en oversikt over flytting til ReAI. Hvis dere ønsker et konkret regnskapsbyrå å vurdere, kan dere se hvilken regnskapshjelp Aiak tilbyr. Syni kan brukes til å sammenligne aktuelle regnskapsførere på samme kravliste; leverandør og byrå bør vurderes etter faktisk behov, ansvar og pris.
Når kravlisten er klar, kan du sende en forespørsel via Syni.
Be om tilbud nå
Få hjelp som passer regnskapsoppgavene dine.
Avklar hva du vil gjøre selv og hva du ønsker hjelp med. Aiak hjelper med bokføring, lønn og årsoppgjør.
Gå til skjemaetLes også