Syni guide
Beholde regnskapssystem ved bytte av regnskapsfører
Skill mellom et dårlig samarbeid og et system som ikke passer. Her er kontrollene som gjør det enklere å beholde løsningen du har.
Du kan ofte bytte regnskapsfører og beholde regnskapssystemet. Det forutsetter at det nye byrået kan arbeide i løsningen, og at bedriften har kontroll over avtalen, historikken og nødvendige tilganger. Be om en konkret oppstartsplan før du sier opp dagens samarbeid.
Er problemet systemet eller samarbeidet?
Hvis rapporter kommer sent fordi bilag mangler eller ansvaret er uklart, løser ikke et systembytte nødvendigvis problemet. Hvis systemet derimot mangler en arbeidsflyt bedriften faktisk trenger, bør det vurderes separat.
| Situasjon | Hva du bør undersøke |
|---|---|
| Du er fornøyd med fakturering, bank og nettbutikk | Om nytt byrå kan overta oppfølgingen i samme løsning |
| Dagens byrå betaler abonnementet | Om abonnement og administrasjon kan overføres uten å miste historikk |
| Du mangler rapporter eller får uklare svar | Hvilken leveranse og kontaktform et nytt byrå vil forplikte seg til |
| Lager, lønn eller salg krever mye dobbeltregistrering | Om problemet skyldes oppsettet eller en faktisk systembegrensning |
Les bytte regnskapsfører og regnskapssystem samtidig hvis begge deler må endres. Unngå å gjøre to overganger bare fordi de kan bestilles i samme tilbud.
Be om disse avklaringene skriftlig
- Avtale: Hvem står som kunde hos systemleverandøren, og hvem skal betale abonnementet etter byttet?
- Tilgang: Hvem kan invitere nytt byrå, endre roller og avslutte gamle tilganger?
- Historikk: Hvilke dokumenter ligger i systemet, og hvilke ligger bare hos tidligere regnskapsfører?
- Integrasjoner: Hvem eier bankkobling, lønnsoppsett, nettbutikk og eventuelle andre forbindelser?
- Periodeskille: Hvilken måned avslutter gammelt byrå, og hvilken måned overtar det nye?
- Åpne oppgaver: Hvem retter tidligere feil og svarer på spørsmål som oppdages etter overtakelsen?
Ikke del en tidligere regnskapsførers innlogging. Gi personlige tilganger med avtalte roller. Vent med å avslutte nødvendige tilganger til overleveringen er bekreftet, men sett en tydelig sluttdato.
Eksempel: nettbutikk som vil beholde dagens løsning
Nettbutikken er fornøyd med ordre- og betalingsflyten, men må purre på månedsrapportene. Det nye byrået bør kunne vise hvordan det vil følge kortoppgjør, returer og lagergrunnlag i det eksisterende oppsettet.
Be byrået gjennomgå én representativ, anonymisert måned: Hvilket underlag trenger det? Hvem undersøker et oppgjør som ikke stemmer? Når får eieren en ferdig rapport? Svarene sier mer om samarbeidet enn en generell forsikring om at byrået «kan systemet».
Velg hjelp ut fra arbeidsfordelingen
Aiak jobber med flere regnskapssystemer . Avklar erfaringen med deres konkrete oppsett, hva oppstarten omfatter og hvem som tar løpende avstemminger. Et tilbud bør kunne vurderes uten at systembytte er en forutsetning.
Hvis det er selve programmet dere vil erstatte, har ReAI en veiledning for systembytte . Det er en annen beslutning enn hvem som fører regnskapet.
Bruk sammenligning av regnskapsførertilbud til å vurdere alternativer på samme grunnlag. Når behovet er avklart, kan du beskrive det for Syni .
Be om tilbud nå
Du vil motta første tilbud senest innen 24 timer.
Når du er klar, bruker du skjemaet på forsiden. Du trenger bare firma, navn, e-post og telefon.
Gå til skjemaetLes også