Regnskapsfører pris per bilag

Når du henter tilbud, vil noen byråer foreslå regnskapsfører pris per bilag i stedet for ren fastpris eller timepris. Modellen virker enkel — du betaler for det du faktisk genererer. I praksis lønner den seg for noen typer bedrifter og blir dyrere enn nødvendig for andre. Det avhenger av bilagsvolum, jevnhet og hva som regnes som ett bilag.

Hvordan modellen fungerer

Pris per bilag betyr at du betaler en fast kronesum for hvert bokførte bilag, ofte med en lavere månedspris i bunn som dekker MVA-melding, fakturering og lønn. Et “bilag” defineres oftest som én bokført transaksjon — én faktura inn, én faktura ut, én lønnslinje, én banktransaksjon som krever manuell behandling.

Spennene varierer mellom byråer og system. Et heldigitalt oppsett med god bilagsfangst gir lavere stykkpris enn et oppsett med mye manuell scanning.

Når lønner pris per bilag seg?

Modellen passer best når volumet er forutsigbart og lavt-til-moderat, eller når du har sterkt sesongsvingende drift. Da betaler du lite i de stille månedene og mer i toppperiodene, uten å være låst til en høy fastpris hele året.

Hvis bedriften din har sterk variasjon, er regnskapsfører for sesongbedrift en relevant parallell.

Når blir modellen dyrere enn nødvendig?

Pris per bilag passer dårlig når volumet er høyt eller når det er mye repetitivt arbeid som lett kunne automatiseres. Da betaler du for hver linje, selv når byrået i praksis bare lar systemet gjøre jobben.

• du har mer enn rundt 200–300 bilag i måneden
• du har høy automatiseringsgrad i fakturafangsten
• du har mange små banktransaksjoner som genererer hver sin linje
• du har mange ansatte og dermed mange lønnslinjer
• du vil ha forutsigbar månedlig kostnad i budsjettet

I disse tilfellene gir fastpris ofte bedre verdi. Sammenlign gjerne med fastpris eller timepris regnskapsfører og hva koster regnskapsfører? før du velger.

Hva må kontrakten si konkret?

Det viktigste når du går for stykkprismodellen er at definisjonen av “et bilag” er krystallklar. Ellers risikerer du å betale dobbelt for transaksjoner som teknisk ble til to linjer.

• definisjon av hva som regnes som et bilag
• hva som er inkludert i grunnprisen utenom bilagsføring
• pris for ekstrarunder hvis dokumentasjon må etterlyses
• hvordan automatiserte transaksjoner prises annerledes
• hvordan oppstart og opprydding prises i første måned
• om det finnes et øvre tak per måned

Hva som er inkludert i regnskapsfører-prisen og hvordan lese tilbud fra regnskapsfører går nærmere inn på kontraktdetaljer.

Regn et eksempel før du signerer

Det enkleste er å be om en estimert månedskostnad basert på fjorårets volum, både med pris per bilag og med en sammenlignbar fastpris. Hvis stykkprismodellen ligger 15–25 prosent under fastprisen i normal aktivitet, har du som regel nok margin til å håndtere noen toppmåneder uten å tape penger.

Slik bruker du dette videre

Når du har et volumestimat og to-tre tilbud i ulike modeller, blir valget mye enklere. Bruk gjerne sammenligne tilbud fra regnskapsførere og billig regnskapsfører for å rame inn hvor du faktisk havner. Da er neste steg å bruke skjemaet på forsiden og be om begge prismodellene i samme runde.