Regnskapsfører for nettbutikk: dette bør være klart ved overlevering

Når en nettbutikk bytter regnskapsfører, er det ikke nok å overføre en saldobalanse. Den nye regnskapsføreren må forstå hvordan en ordre blir til en betaling, hvilke gebyrer som trekkes, og hvor returer og lagerendringer blir dokumentert. Ellers følger de samme avvikene med inn i den nye avtalen.

Lag derfor en kort beskrivelse av betalingsflyten før dere avtaler oppstart. Skriv hvilke nettbutikkplattformer, betalingsmåter og bankkontoer dere bruker. Beskriv arbeidsdelingen slik den er i dag, også når deler av den bare finnes i hodet til den som driver butikken.

Ta med én hel oppgjørsperiode

Velg en periode med vanlig salg og minst én retur. Samle rapportene som forklarer perioden, og vis hvilke utbetalinger som kom på bankkontoen. Bruk en avtalt sikker kanal når dere skal dele underlag; den første forespørselen trenger bare en beskrivelse av behovet.

Shopifys egen dokumentasjon skiller mellom aktivitet på betalingsbalansen og utbetalinger til bank. Det er et godt eksempel på hvorfor en bankutbetaling alene ikke forklarer butikkens salg. Se Shopifys beskrivelse av oppgjørsaktivitet.

Eksempel: returen kommer etter månedsavslutningen

En kunde bestiller i september, butikken får utbetalingen i september, og kunden returnerer deler av varen i oktober. Spør den nye regnskapsføreren hvordan sammenhengen skal dokumenteres, hvor dere ser korreksjonen, og hvordan oppgjøret for oktober kontrolleres. Det viktigste i første samtale er at ansvar og dokumentflyt blir tydelig.

Be også om å få forklart hva som skjer når samme retur behandles i både nettbutikken og et annet system. Dere trenger en kontroll som hindrer at én hendelse blir ført som to forskjellige korreksjoner.

Skriv arbeidsdelingen inn i oppdraget

Avklar hvem som henter rapporter, avstemmer oppgjør, undersøker differanser og følger lagergrunnlaget. Spør hvordan ekstraarbeid prises hvis det ligger uavklarte avvik fra tidligere perioder. Et tilbud med lav månedspris er vanskelig å sammenligne hvis denne jobben faller utenfor.

Sett en overleveringsdato og en frist for første avstemming sammen. Den første perioden bør ende med en liste over hva som er avklart, hva som fortsatt er åpent, og hvem som tar neste steg.

Når Aiak kan være aktuelt

Aiak er et alternativ når du ønsker hjelp med bokføring og økonomioppfølging i nettbutikken. Beskriv plattformene, volumet og det som skaper mest manuelt arbeid. Be om en konkret avklaring av oppdrag og systemstøtte før du velger, slik at tjenesten passer betalingsflyten du faktisk har.

Fortsett med neste oppgave

Les også nettbutikk regnskap. Skal du først forstå hvor forskjellen mellom ordre og utbetaling oppstår, se Klis sin gjennomgang av Shopify-oppgjør og returer.

Du kan også lese om planlegg bytte av regnskapsfører.