Regnskapsfører og regnskapsprogram for sameie

En regnskapsfører for sameie bør gi styret mer enn korrekt bokføring. Styret trenger løpende oversikt over felleskostnader, likviditet, vedlikeholdsprosjekter, utestående krav og avvik fra budsjettet. Dette krever både riktig kompetanse og et regnskapsprogram for sameie som gjør tallene forståelige.

Start med å avklare organisasjonsformen. Et eierseksjonssameie, et tingsrettslig sameie og et borettslag kan ha ulike plikter og behov. Be derfor leverandøren beskrive erfaringen med akkurat deres organisasjonsform, størrelse og vedtekter.

Hva bør være med i oppdraget?

Område	Avklar med regnskapsføreren	Resultatet styret bør få
Felleskostnader	fakturering, KID, innbetaling og purring	oppdatert oversikt over betalt og utestående
Løpende regnskap	bilag, bank, avstemming og periodisering	korrekte månedstall med forklarte avvik
Budsjett	årlig budsjett og sammenligning mot faktisk	tidlig varsel om behov for justering
Vedlikehold	prosjektkoder, kontrakter og prognoser	kostnad og gjenstående forpliktelse per prosjekt
Styrrapportering	frekvens, format og kommentarer	beslutningsgrunnlag styret forstår
Årsavslutning	dokumentasjon, oppgaver og eventuell revisjon	ryddig avslutning uten leting etter underlag
Styreskifte	arkiv, roller og tilgang	ny ledelse kan overta uten kunnskapstap

Avtalen bør også skille mellom ordinært regnskapsarbeid, styrestøtte og oppgaver som hører til en forretningsfører for sameie .

Krav til regnskapsprogram for sameie

Det finnes ikke ett system som passer alle sameier. Kravlisten bør bygge på arbeidsflyten deres:

felleskostnader: repeterende fakturering og sikker matching av innbetalinger
reskontro: enkel oppfølging av restanser uten parallelle regneark
bank og avstemming: løpende kontroll mellom betalinger og bokføring
prosjekter: eget budsjett og kostnadsspor for større vedlikehold
rapportering: resultat, balanse, likviditet og budsjettavvik i et styrevennlig format
roller: riktig tilgang for styreleder, kasserer, regnskapsfører og revisor
arkiv: bilag, avtaler og rapporter må overleve styreskifter
eksport: sameiet må kunne hente ut data og dokumentasjon ved et senere bytte

Be regnskapsføreren demonstrere én hel arbeidsflyt: fra utsending av felleskostnad til innbetaling, avstemming, purring og rapportering til styret. Det sier mer enn en generell produktpresentasjon.

Rapportpakken styret bør be om

En god måneds- eller kvartalsrapport trenger ikke være lang. Den bør gjøre avvik handlingsbare.

Rapportpunkt	Spørsmålet styret skal kunne svare på
Likviditet	Har sameiet penger til løpende drift og vedtatte tiltak?
Restanser	Hvilke felleskostnader er ubetalt, og hva er neste steg?
Budsjettavvik	Hvilke poster avviker, hvorfor og med hvilken helårseffekt?
Vedlikehold	Hva er brukt, bundet og forventet sluttkostnad?
Leverandørgjeld	Hvilke større betalinger forfaller snart?
Tiltak	Hvem skal gjøre hva før neste styremøte?

Tall uten kommentarer skaper ofte mer arbeid for styret. Be om en fast avviksgrense, slik at regnskapsføreren forklarer vesentlige endringer og lar stabile poster være korte.

Slik sammenligner dere tilbud

Send samme oppdragsbeskrivelse til alle aktuelle byråer. Oppgi antall seksjoner, årlig bilagsmengde, faktureringsfrekvens, ansatte eller honorarer, rapportbehov, pågående prosjekter og dagens system. Be tilbudet skille mellom:

fast pris og hva den inkluderer
transaksjonsbaserte tillegg
timepris for styrestøtte og ekstraarbeid
oppstart og migrering
systemlisens og tredjepartskostnader
forventet pris ved høyere volum eller store prosjekter

Bruk hvordan lese tilbud fra regnskapsfører for å unngå at tilsynelatende like priser dekker ulike oppgaver.

En trygg overgang på 30 til 60 dager

Avtal skjæringsdato og hvem som ferdigstiller hver periode.
Lag liste over banktilganger, systemroller, avtaler og fullmakter.
Avstem bank, reskontro og sentrale balansekontoer før overføring.
Flytt kunde-, leverandør- og dokumenthistorikk etter en skriftlig plan.
Test fakturering av felleskostnader og betalingsmatching før første ordinære kjøring.
Avtal første rapportdato og hvilke kontrollpunkter styret skal godkjenne.
Fjern gamle tilganger når overleveringen er bekreftet.

Be både gammel og ny leverandør bekrefte hvem som håndterer åpne poster, innbetalinger på gammel konto og henvendelser i overgangsperioden.

Spørsmål som avslører arbeidsformen

Hvem blir fast kontaktperson, og hvem er reserve?
Hvor raskt får styret beskjed om likviditetsrisiko eller store restanser?
Hvordan kvalitetssikres bokføring og avstemming?
Kan styret se dokumentasjon og rapporter uten å be om eksport?
Hvordan håndteres rolleendringer ved styreskifte?
Hvilken erfaring har teamet med store vedlikeholdsprosjekter?

Les videre om regnskap for sameie og sameieregnskap . Når behovet er konkret, kan dere sammenligne regnskapsførere på samme grunnlag.