En regnskapsfører for prosjektbasert bedrift bør forstå at økonomien ikke bare styres per måned. Den styres også per prosjekt, oppdrag eller kunde. Hvis byrået bare leverer standardrapporter uten prosjektlogikk, blir det vanskelig å se hvor lønnsomheten faktisk ligger.

Hva som skiller prosjektbaserte bedrifter

TemaHvorfor det betyr mye
ProsjektøkonomiInntekter og kostnader må kunne sees samlet per oppdrag
TimegrunnlagLønn, fakturering og intern styring bør bygge på samme virkelighet
Endringer underveisTillegg, forsinkelser og endret omfang må ikke gjøre rapporteringen ubrukelig
Arbeid under utførelsePågående prosjekter trenger ofte tydeligere periodisering enn enklere virksomheter
ResponstidSmå forsinkelser kan bli dyre når mange oppdrag løper samtidig

Derfor er det ofte ikke nok at byrået kan regnskapssystemet. De må også forstå hvordan prosjektene dine skaper kostnader, inntekter og avklaringer underveis.

Spør om dette i tilbudsfasen

  • hvordan de følger opp prosjektlønnsomhet gjennom måneden
  • hvordan timer, lønn og fakturering henger sammen i praksis
  • om de har en tydelig prosess for periodisering og åpne prosjekter
  • hvordan de håndterer underleverandører, materiell og tillegg
  • hvem som tar ansvar når tallene ikke stemmer med prosjektstatus

Et godt svar her er som regel mer konkret enn markedsføring om “god bransjeforståelse”.

Føringer som ofte må skilles tydelig

OmrådeHva det ofte lønner seg å skille ut
Prosjektinntekter (3xxx)Inntekter bør kunne følges per prosjekt, kunde eller oppdragstype
Materialer og underleverandører (4xxx/6xxx)Disse kostnadene bør ikke blandes inn i generell drift hvis du vil se marginene riktig
Lønn og timer (5xxx)Egen tid og arbeidsgiverkostnader må kunne sees mot faktisk produksjon
Arbeid under utførelse og periodiseringPågående oppdrag må ikke bli usynlige i månedsrapportene
FelleskostnaderKostnader som ikke hører til ett prosjekt bør være lette å holde utenfor prosjektregnskapet

I prosjektbaserte bedrifter er det ofte dette skillet som avgjør om ledelsen får brukbare tall eller bare en sen oppsummering av det som allerede har skjedd.

Hvem siden er særlig relevant for

Denne typen behov går igjen på tvers av flere bransjer:

Hvis prosjektene dine også innebærer mye variabel lønn eller flere selskaper, kan regnskapsfører for selskap med lønn og regnskapsfører for konsern være gode sider å bruke sammen med denne.